Dans une entreprise, la gestion du travail et de la productivité est primordiale, elle représente actuellement un enjeu déterminant pour ces dernières. Grâce à la méthode agile, ces dernières peuvent donc adapter leur production en fonction de la demande des consommateurs. La méthode Kanban est l’une des méthodes agiles les plus répandues en entreprise. Elle permet d’éviter plusieurs problèmes tels que la surproduction et permet à l’employé de travailler de manière plus intelligente et de sorte qu’ils soient plus rapides. Dans cet article, vous saurez tout ce que vous devez savoir sur Kanban et ses techniques.
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La méthode Kanban : qu’est-ce-que c’est ?
Le mot Kanban à bien sûr une signification, il signifie “étiquette” en japonais. Cette dernière fut créée dans les années 1950 par un ingénieur industriel japonais nommé Taiichi Ōno. Établie sur une mission Toyota, elle visait à améliorer leur qualité de production. Au début de sa création, elle est utilisée pour gérer la gestion des stocks, dans le but d’avoir un stock nul.
La méthode Kanban est une approche de travail qui permet d’améliorer les processus de production. Au début du XIXᵉ siècle, les industries n’avaient pas forcément de stratégie marketing très développée. En effet, elles produisaient en quantité indéterminée, sans réaliser d’étude de marché pour pouvoir déterminer le type de demande. On appelle ça la méthode “push” ou production de masse. Le fait de considérer le facteur consommateur est appelé “pull”.
Mais, quelle est la différence avec la méthode Kanban ? Cette dernière est une approche de production qui s’adapte à la demande pour déterminer le flux de biens à produire. Ce principe est fondé sur un système à flux tirés qui prend donc en compte la demande, donc les consommateurs et bien évidemment leurs besoins. De nos jours, elle est de plus en plus utilisée dans les entreprises pour la gestion de la production et de la productivité.
Les objectifs de cette méthode
Cette dernière n’a pas été créée pour rien, elle doit de ce fait avoir des objectifs, mais quels sont-ils ? Dans un premier temps, elle sert à éviter la production de masse qui conduirait au gaspillage. Tout cela permettrait donc de réduire les coûts ainsi que les délais.
Son fonctionnement
Le fonctionnement est assez simple, il vous suffit de représenter visuellement un flux de travail sous forme d’un tableau. Cette dernière ne fonctionne pas sans tableau, vous devez donc obligatoirement utiliser ce dernier. Ce dernier est appelé tableau Kanban. Ce tableau vous permet de visualiser l’intégralité de vos tâches ainsi que leur avancée et de voir leur priorité.
Voici comment se déroule une réunion pour établir ce système. Lors d’une réunion, les employés doivent écrire leurs commandes sur un tableau divisé en trois, en fonction de :
- ce qu’ils ont fait la veille
- ce qui est en cours de réalisation
- ce qu’ils doivent faire
Ces tâches seront par la suite déplacées chaque jour en fonction de l’avancée de ces dernières. Il existe dans certaines situations une quatrième colonne nommée “Backlog idée” qui sert à disposer vos idées sur d’autres projets.
C’est donc une très bonne idée pour réaliser un projet durablement avec une démarche d’amélioration continue, tout en pouvant suivre l’avancée du projet en cours, en temps réel.
Les entreprises ont très souvent recours au logiciel Jira. Ce dernier permet le bon fonctionnement de Kanban ainsi que Scrum. Vous pourrez donc réaliser des tableaux interactifs sur Jira. Avec l’application Trello, vous pourrez également mettre en œuvre vos missions, il est un outil de gestion de projet.
Les cinq étapes
Cette dernière repose sur plusieurs piliers :
- La visualisation : il est nécessaire de pouvoir visualiser l’avancée des projets de même que le flux de travail que l’on appelle aussi workflow. C’est à l’aide du tableau que la visualisation sera possible.
- La séparation et limitation des tâches : il n’est pas recommandé d’effectuer de multiples de tâches simultanément. Sur le tableau, vous devez y disposer un nombre de missions limité.
- La gestion des flux : elle est semblable à la visualisation et à la vision de l’avancée des flux.
- L’explication des normes de processus : les propos doivent être formulés de manière claire et précise
- L’opportunité d’amélioration : cette étape nécessite la réunification de l’équipe pour l’analyse des problèmes et des objectifs. Vous devrez analyser les points faibles et trouver des solutions pour ne pas y perdre de temps.
Les formations
De plus en plus d’entreprises se mettent à la formation Kanban. Elles souhaitent utiliser une nouvelle technique de management pour avoir des résultats. La plupart des formations sont disponibles sur internet pour un prix assez élevé. En effet, ces dernières se réalisent sur une période déterminée et toutes les informations nécessaires à la méthode agile vous sont transcrites. Une bonne organisation et stratégie de management est la clé à la réussite de projet. Si vous avez réalisé un parcours étudiant, il est fort probable que vos professeurs aient mis en place ce genre de méthode pour travailler sans s’en rendre compte.
Les avantages et inconvénients
Cette dernière possède comme toute méthode des avantages et inconvénients, voici ces derniers.
Concernant les inconvénients, celle-ci n’est cependant pas adaptée à toutes les entreprises et industries. En effet, elle est souvent utilisée dans le secteur industriel avec l’automobile, l’intelligence artificielle ou encore le développement de software. Un des plus gros problèmes se pose si la demande n’est pas régulière. En effet, si c’est le cas, le système sera fortement dérangé et sera contre productif. De plus, si vous perdez des étiquettes, vous aurez plus de mal à réaliser vos missions.
Comme dit précédemment, son avantage premier est le risque quasi zéro de surproduction. Des analyses sont réalisées pour déterminer la demande des consommateurs et l’éviter. La matière première est donc livrée lorsqu’elle est nécessaire, ce qui permet de diminuer les coûts de stockage et de livraison. Cette approche est flexible et peut ainsi être suspendue à n’importe quel moment pour régler des problèmes en cours. Pour finir, elle permet d’encourager la collaboration au sein des entreprises. Celle-ci se réalise en équipe et permet de ce fait d’avoir plus de cerveaux.
En conclusion, on peut affirmer que ses bénéfices sont beaucoup plus impactants que ses inconvénients. De plus, le tableau vous permet de vous rafraîchir vos idées tout en les ayant en tête.
La différence entre Kanban et Scrum
Concernant Scrum, elle permet de structurer votre travail dans une durée entre deux et quatre semaines. L’objectif des deux processus est globalement le même, mais certaines procédures sont différentes dans la réalisation des missions. Avec principalement l’équipe et la planification.
Les équipes
Dans le processus Scrum, les équipes sont divisées en trois :
- Le Product Owner
- Le Scrum Master
- Le Development Master
Cette division permet d’équilibrer les tâches de façon efficace et intelligente. Pour Kanban, aucune équipe n’est réalisée.
La planification
Dans le processus Scrum, l’équipe reçoit un calendrier avec une liste avec des tâches prioritaires ou non à réaliser. Pour Kanban, vous n’avez pas d’horaires ni de classification.
Vous avez désormais toutes les informations disponibles pour tout savoir sur la méthode Kanban. Il ne vous reste plus qu’à réaliser une formation pour l’appliquer, puis la mettre en place dans votre environnement professionnel. À vous de jouer et n’hésitez plus, optez pour le processus de management Kanban pour vos projets professionnels.