Qu’est-ce que le management visuel ?
Imaginez une situation où vous travaillez avec une équipe sur un projet ambitieux. Tout le monde est impliqué, mais il y a un petit problème : la communication n’est pas toujours claire. C’est là que le management visuel entre en jeu !
Dans cet article, nous explorons le concept du management visuel, son histoire et son utilité dans la gestion de la performance et de la motivation. Nous verrons également les différents outils du management visuel et comment l’intégrer dans une organisation. Nous terminerons avec un cas concret, un exemple de management visuel en entreprise dans le cadre d’une conduite de changement et de transformation agile.
Le Management Visuel, un support du LEAN
Pour comprendre l’origine du management visuel, il faut remonter dans les années 1950, quand Toyota a développé le système de production LEAN. Ce système mettait l’accent sur l’efficacité, l’élimination des gaspillages et l’amélioration continue des processus. Dans le cadre du Toyota Production System (TPS), les outils visuels étaient utilisés pour identifier les problèmes, suivre les performances, planifier les tâches et améliorer la communication entre les équipes. Le célèbre tableau Kanban est un exemple emblématique de l’utilisation du management visuel dans le cadre du Lean. Le management visuel est ainsi devenu l’un des piliers du Lean et est aujourd’hui utilisé de manière hybride.
L’idée principale derrière le management visuel, c’est de rendre les informations essentielles visibles et accessibles à tous les membres de l’équipe. Imaginez un grand tableau ajouté au mur avec des graphiques colorés, des diagrammes et des post-it de couleur.
Ça peut sembler simple, mais ça change tout ! Chacun peut voir en un coup d’œil l’état d’avancement du projet, les objectifs à atteindre et les actions à entreprendre. Cela permet de créer un environnement de travail transparent. Chacun peut avoir une compréhension claire de l’état d’avancement du projet, des objectifs à atteindre et des actions à entreprendre.
Les avantages du management visuel
Le management visuel offre de nombreux avantages pour les entreprises, en communication, collaboration et efficacité. En utilisant des supports de communication visuels, tels que des tableaux de bord, des graphiques et des indicateurs, le management visuel permet de rendre les informations claires, accessibles et compréhensibles pour tous les membres de l’équipe. Des concepts complexes peuvent être visualisés et appréhendés en un clin d’œil !
L’un des principaux objectifs du management visuel est d’assurer la transparence des opérations et de favoriser la compréhension commune des objectifs et des progrès. En ayant une vision claire et visuelle des processus d’équipe, les membres de l’équipe peuvent mieux comprendre leur rôle et leur contribution au sein de l’entreprise. Cela renforce le sentiment d’appartenance à un objectif commun. La gestion de projet est optimisée.
De plus, le caractère visuel des informations facilite leur mémorisation et leur rappel ultérieur.
Un autre avantage du management visuel est sa capacité à détecter rapidement les problèmes et les obstacles. En utilisant des indicateurs visuels, les écarts par rapport aux objectifs ou aux normes de qualité peuvent être identifiés rapidement, permettant ainsi de prendre des mesures correctives immédiates. Cela favorisera la réactivité de l’entreprise et l’adoption d’une approche proactive pour la résolution de problèmes.
En utilisant le management visuel de manière appropriée, les entreprises peuvent bénéficier d’une meilleure organisation, d’une amélioration des processus et d’une réduction des erreurs. Les informations claires et accessibles permettent de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les ressources et de favoriser la satisfaction des clients.
Les outils du management visuel
Le management visuel met à disposition plusieurs outils qui modifient la représentation visuelle des informations et des processus au sein d’une entreprise. Ces outils permettent de rendre les données claires, accessibles et compréhensibles pour tous les membres de l’équipe. Voici quelques-uns des outils du management visuel les plus couramment utilisés :
1. Kanban
Le tableau Kanban est l’un des outils les plus connus et les plus utilisés dans le cadre du management visuel. Il s’agit d’un tableau divisé en colonnes qui représentent les différentes étapes d’un processus ou d’un projet. Chaque tâche ou élément est représentée par une carte qui est déplacée de colonne en colonne au fur et à mesure de son avancement. Les méthodes Kanban permettent de visualiser rapidement l’état des tâches, d’identifier les goulots d’étranglement et de favoriser la collaboration au sein de l’équipe.
2. Cartographie mentale
Le Mind Mapping, ou carte mentale, est un outil visuel qui permet d’organiser et de structurer les idées de manière hiérarchique. Il consiste à représenter les concepts principaux sous forme de branches, auxquels on associe des sous-branches représentant des idées plus spécifiques. Le Mind Mapping facilite la réflexion, la prise de notes et la planification en offrant une représentation visuelle claire et synthétique des informations. Aujourd’hui, plusieurs outils permettent de crée un mind mapping numérique : whimsical, Miro, FigJam…
3. Pensée visuelle et facilitation graphique
Le Visual Thinking (design thinking) est une approche qui consiste à utiliser des images, des dessins et des schémas pour représenter et communiquer des idées. Il permet de favoriser la créativité, de simplifier les concepts complexes et de favoriser la compréhension. La facilitation graphique est l’application pratique du Visual Thinking lors de réunions ou d’ateliers. Elle consiste à créer des illustrations en direct pour capturer les idées, les discussions et les décisions prises pendant la réunion. Cela aide à maintenir l’engagement des participants et à rendre les informations plus mémorables.
4. Le diagramme d’Eisenhower
Le diagramme d’Eisenhower, également connu sous le nom de matrice d’Eisenhower, est un outil de gestion du temps et des priorités. Il consiste à classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Le diagramme se divise en quatre quadrants : « Urgent et important », « Important mais non urgent », « Urgent mais non important », et « Ni urgent ni important ». Ce classement permet de mieux organiser les tâches et de hiérarchiser les priorités, de contribuer ainsi à une gestion plus efficace du temps et des ressources.
N’oubliez pas que chaque outil du management visuel peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise ! Il existe d’autres outils, tels que le diagramme de Gantt ou les cartes de positionnement stratégiques…
Comment mettre en place un management visuel ?
Lorsqu’il s’agit de mettre en place le management visuel au sein d’une entreprise, plusieurs aspects clés doivent être pris en compte pour assurer une transition réussie vers cette approche collaborative.
Un management participatif
Pour réussir la mise en place du management visuel, il est primordial d’adopter une approche participative qui implique tous les membres de l’équipe. En favorisant un environnement inclusif où chacun se sent valorisé et entendu, on crée les conditions propices à une collaboration fructueuse. Il est essentiel d’organiser des réunions et des sessions de brainstorming où les idées, les préoccupations et les suggestions de chaque collaborateur sont prises en compte. Cela favorise l’engagement et l’adhésion de tous au processus de management visuel.
Se former à la facilitation graphique
Une étape importante dans la mise en place du management visuel est la formation des membres de l’équipe. Il est essentiel de leur fournir les connaissances et les compétences nécessaires pour utiliser les outils du management visuel de manière efficace. Des mauvaises pratiques peuvent rebuter vos collaborateurs et faire échouer la mise en œuvre de vos plans d’action.
Des formations spécifiques sont disponibles, en ligne, parfois gratuite ou certifiante, pour apprendre à utiliser des techniques telles que le tableau Kanban, le Mind Mapping, la facilitation graphique et le diagramme d’Eisenhower. Ces formations permettent aux participants de comprendre les concepts clés du management visuel et d’acquérir les compétences pratiques nécessaires à leur application.
Cadrer et définir le projet
Pour garantir le succès du management visuel, il est important de cadrer et de définir clairement le projet. Cela implique de préciser les objectifs visés, de déterminer les équipes et les individus concernés, ainsi que de fixer des indicateurs de performance pertinents. La mise en place d’un tableau Kanban ou d’autres outils visuels adaptés permettra de suivre l’avancement des tâches et des projets de manière transparente. En définissant également les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe, on s’assure que chacun comprend son rôle dans le processus de management visuel.
Un exemple de management visuel :
Lors d’une intervention dans une grande entreprise Française dans le cadre de l’implémentation de l’agilité, un management visuel a été initié par notre coach agile. Ca a été une de ses première action : une visualisation des taches effectuées par chaque collaborateur de l’équipe. Dans un premier temps, chaque participant liste ses tâches sur des post-it. La démarche peut paraître simple et scolaire, mais petit à petit les post-it se multiplient. L’ambiance s’anime et chacun s’étonne doucement de la multitude des tâches.
Après l’étonnement, le constat de la surcharge du flux de travail. Vient ensuite le tri de ces post-it, entre taches récurrentes, ponctuelles ou exceptionnelle, chronophage, à déléguées, réalisée en doublon… Bref, la suite est une autre histoire !